Perlukah Penerapan Paperless di Perusahaan ? - HRD atau Human Resource Department merupakan bagian yang memiliki peranan penting di perusahaan. HRD memiliki banyak tugas, dari mulai screening perekrutan karyawan baru, merekrut, memberikan briefing & pelatihan, menghitung payroll, melakukan penilaian kinerja, memikirkan kesejahteraan dan kebahagiaan karyawan dan lain-lain.
Dengan banyaknya tugas tersebut apabila masih dikelola dengan cara manual atau konvensional maka akan sangat banyak menggunakan kertas .Dengan terus berkembangnya teknologi sekarang ini maka sudah saatnya HRD memulai meminimalkan penggunaan kertas dan menggunakan Software Payroll Indonesia.
Diharapkan dengan sistem paperless yang berjalan nantinya tidak hanya meminimalkan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tetapi juga benefit lainnya, yaitu :
- Meningkatkan efisiensi
Dengan adanya paperless dan dengan didukung penggunaan teknologi saat ini seperti sistem Employee Self Services, maka dapat meningkatkan efisiensi dan dapat memangkas waktu suatu pekerjaan. Contoh sederhananya, untuk mencari sebuah dokumen kertas/ hardcopy maka HRD membutuhkan waktu yang tidak sedikit, apabila jika dokumen tersebut tertumpuk dan tidak tersimpan dengan rapih. Namun apabila disimpan secara digital dan terstruktur maka dokumen tersebut akan lebih mudah untuk dicari.
- Hemat Biaya
Dengan paperless tidak hanya mengurangi biaya pembelian kertas, namun juga mengurangi biaya pembelian perangkat pendukung lainnya, seperti amplop, label kertas, tinta printer dan kebutuhan listrik untuk printernya. Dan dengan penggunaan printer yang diminimalkan maka usia perangkat printer perusahaan juga lebih lama.
- Memudahkan dalam menganalisa dan kalkulasi data
Pada saat perhitungan payroll biasanya banyak membutuhkan kertas apalagi terkait dengan data kehadiran karyawan seperti form cuti, ijin, surat perintah lembur dan dokumen pendukung lainnya. Dokumen tersebut umumnya harus dicetak karena biasanya perlu dilengkapi dengan tanda tangan atasan sebagai bentuk persetujuan atas permohonan yang diajukan. Dan sebagai solusinya maka dapat menggunakan sistem Employee Self Service dari Sigma HRIS maka pihak HRD tidak akan kesulitan lagi dalam menganalisa dan kalkulasi data. Untuk approval juga dapat diakomodir secara otomatis lewat aplikasi yang dapat di akses dimana saja dan melalui gadget masing-masing.
- Mengurangi resiko kehilangan data
Dokumen penting yang dicetak perlu disimpan dengan rapi dan juga perlu untuk mudah di akses. Namun dengan samakin banyaknya dokumen penting yang disimpan, maka semakin banyak space yang dibutuhkan untuk penyimpanan dokumen tersebut. Biasanya ketika dokumen sudah terlalu banyak, maka dokumen-dokumen tersebut akan disortir kembali dan beberapa dokumen juga akan dimusnahkan nantinya. Bukan berarti apabila dokumen secara softcopy maka dokumen tidak bisa hilang, namun dengan adanya sistem backup yang baik maka resiko kehilangan data dapat ditekan seminimal mungkin.
- Ikut melestarikan lingkungan / program Go Green
Penggunaan kertas masih selalu menjadi salah satu isu bagi para pemerhati lingkungan. Karena dengan semakin banyaknya penggunaan kertas maka perlu banyak pohon yang ditebang dan hal ini berdampak tidak baik untuk lingkungan. Untuk itu dengan meminimalkan penggunaan kertas, diharapkan perusahaan turut berperan aktif dalam program pelestarian lingkungan.