Pentingnya Aplikasi HR Payroll Terbaik untuk Perusahaan Anda - Dalam beberapa tahun terakhir, teknologi informasi berimpact pada hampir setiap aspek pekerjaan kita, termasuk proses dan praktik manajemen HR. Dari posisi yang terkait dengan manajemen administratif, teknologi informasi berhasil menjadi mitra strategis organisasi, terutama karena penggunaan teknologi.
Untuk mengatasi tantangan ini, HR telah dipaksa untuk beradaptasi cara baru dan sebagian besar manajer HR harus melupakan kebiasaan dan cara berpikir yang ketinggalan zaman.
Sistem informasi telah meningkatkan efisiensi HR melalui metode rekrutmen yang lebih efektif, komunikasi antar organisasi, keterlibatan karyawan, dan meningkatkan keterampilan manajer HR . Oleh karena itu, bidang manajemen sumber daya manusia harus menghubungkan strategi manusia dengan solusi teknologi yang paling sesuai.
Ini berarti menciptakan organisasi HRIS yang fokus pada menghubungkan karyawan dengan strategi bisnis untuk mencapai adaptasi cepat terhadap kebutuhan yang umum bagi orang dan bisnis. Kebutuhan yang sama ini mulai membuat HRIS menjadi sangat penting.
Namun, tidak semua profesional HR bekerja dalam HR strategis. Banyak dari mereka masih merasa tertekan dan waktu mereka terbuang untuk urusan operasional kantor sehari-hari. Sangat penting untuk menghilangkan beban administratif atau setidaknya meminimalkannya, untuk mengoptimalkan waktu dan kontribusi Anda terhadap organisasi.
Sistem Informasi memiliki pengaruh yang dalam pada HR.
Hal ini telah mengubah proses dan praktik HRD terutama dalam hal bagaimana mengumpulkan, menyimpan, menggunakan, dan menyebarkan informasi yang dibutuhkan operasional perusahaan.
Kualitas HR merupakan faktor kunci keberhasilan bagi organisasi.
Profesional HR harus menganalisis dan mempertimbangkan lingkungan, sosial, ekonomi, politik-hukum, dan teknologi. .
Tujuan utama HR di dalam organisasi adalah merekrut, memilih, memotivasi, dan mempertahankan karyawan yang berbakat di perannya
Sistem berbasis teknologi digunakan untuk mendapatkan, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mengambil, dan mendistribusikan informasi yang relevan mengenai HR di dalam organisasi. HRIS membentuk integrasi antara HR dan teknologi informasi.
HRIS yaitu sistem manajemen yang dirancang khusus untuk memberikan informasi kepada manajer untuk membuat keputusan HR. Ini adalah sistem yang memungkinkan HR untuk melacak semua karyawan dan informasi tentang mereka.
Beberapa tujuan dasar HRIS adalah
-Untuk menyediakan informasi akurat tentang sumber daya manusia dan fungsi yang berhubungan.
-Untuk menyediakan informasi yang tepat waktu
-Informasi karyawan (nama, usia, pengalaman kerja, data-data payroll)
-Jenis karyawan yang direkrut selama tahun itu
-Pelatihan dan pengembangan yang ditawarkan
-Hasil penilaian kinerja
-Promosi, demosi, transfer, perubahan status karyawan
-Paket kompensasi, baik finansial maupun nonfinansial, yang ditawarkan
-Absensi dan pergantian karyawan
-Layanan Kesehatan
Perusahaan membutuhkan informasi tentang sumber daya manusia dan fungsinya, tetapi juga membutuhkan informasi dari lingkungan eksternal mereka. Oleh karena itu, HRIS memungkinkan kita untuk mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mengambil, dan mendistribusikan informasi dari lingkungan internal dan eksternal.
HRIS dalam sebuah perusahaan harus dikembangkan sedemikian rupa sehingga data yang disimpan di dalamnya dapat digunakan untuk beberapa output. Karena penggunaan data yang beragam ini, diperlukan pengembangan sistem yang lengkap untuk pengumpulan, pemrosesan, dan aliran informasi.
Beberapa contoh informasi yang dikumpulkan dari departemen SDM atau dari lingkungan sekitarnya dan merupakan bagian dari HRIS, seperti :
-Informasi karyawan (nama, usia, kualifikasi pekerjaan,alamat…)
-Jenis karyawan yang direkrut selama tahun (apakah permanen, kontrak, magang,..)
-Pelatihan dan pengembangan yang ditawarkan
-Hasil penilaian kinerja
-Kenaikan gaji, penurunan gaji, dan sebagainya
-Paket kompensasi, baik finansial maupun nonfinansial, yang ditawarkan
-Kepatuhan Absensi dan turnover karyawan
-Ketersediaan sumber daya manusia dan kuota (Manpower)
-Fasilitas pelatihan dan pengembangan yang tersedia di luar organisasi;
-Harapan sumber daya manusia dari organisasi
-Kebijakan pemerintah yang mempengaruhi kondisi ketenagakerjaan dan hukum tenaga kerj
-Komponen HRIS Aplikasi HRIS memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan melacak semua jenis data yang terkait dengan SDM
Fungsi-fungsi dari HRIS dapat dibagi menjadi tiga komponen utama:
Input Function, Update Function, dan Output Function. Input Function memungkinkan kita untuk memasukkan informasi tentang karyawan ke dalam sistem. Update Function memungkinkan kita untuk memperbarui dan menambahkan data ke dalam database. Output Function berfungsi untuk menghasilkan keluaran data yang berguna dan memformat data dengan cara yang mudah dipahami.
Dimensi operasional HRIS memberikan data untuk mendukung keputusan rutin dan repetitif dalam sumber daya manusia.HRIS juga memberikan data untuk mendukung keputusan yang terkait dengan alokasi sumber daya, seperti rekrutmen, analisis pekerjaan, pelatihan dan pengembangan, dan perencanaan kompensasi. Dimensi strategis HRIS memberikan data untuk keputusan strategis dalam rencana sumber daya manusia.
Pengguna HRIS terdiri dari tiga kelompok: profesional HR/HRD, manajer operasional, dan karyawan. Profesional HR menggunakan HRIS untuk melaksanakan tugas-tugas mereka, seperti pelaporan , analisis gaji dan kompensasi, administrasi manfaat, pelacakan pelamar, dan mengelola keterampilan/skill karyawan. Manajer operasional mengharapkan HRIS menyediakan data untuk mencapai tujuan dan sasaran mereka, seperti penilaian dan manajemen kinerja, manajemen tim dan proyek, rekrutmen dan retensi, pelatihan dan pengujian keterampilan, dan pengembangan manajemen.
Karyawan juga menggunakan beberapa aplikasi HRIS, seperti Sigma HRIS Employee Self Service, Sigma HRIS Mobile, Sigma HRIS Performance Management dan lainnya untuk mendukung layanan akses mudah untuk request transaksi seperti personal data, slip gaji, kehadiran, mobile gps attendance, lembur, ijin, cuti, performance evaluation dan banyak lainnya.
Sigma HRIS Employee Self Service dapat membantu distribusi data antar bagian, misalnya permintaan dan approval antara bawahan dan atasan dalam konteks: ijin cuti, permintaan lembur, review performa, dan transaksi lainnya. Karyawan dapat dengan mudah melihat dan mengupdate data-data yang diperlukan, mengakses slip gaji, dan lainnya.
Sigma HRIS Mobile berbasis aplikasi yang data-encrypted dapat membantu karyawan kemudahan akses aplikasi HR dalam genggaman Handphone, kemudahan dalam request transaksi data dengan tampilan menarik, absensi dan perekaman aktivitas dibantu GPS dan fitur-fitur lain yang menarik.
Sigma HRIS Performance Management bermanfaat mempermudah interaksi HR dan karyawan dalam keterbukaan dan akurasi dalam merencanakan target dan performa serta evaluasi penilaian karyawan masing-masing. Penilaian secara objektif berbasis data yang dapat menjadi pengambilan keputusan bagi managerial perusahaan. Evaluasi yang tepat terhadap masing – masing karyawan akan memberikan informasi penting bagi HR, atasan dan manajerial perusahaan.
Sigma HRIS Recruitment dapat dimanfaatkan HR dalam mengatur manpower karyawan, sehingga dapat merencanakan berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam satu perusahaan ataupun spesifik satu jabatan tertentu, per periode tertentu. Ataupun atasan dapat mengajukan permintaan karyawan untuk menambah kekurangan karyawan saat ini, dan dapat di approve oleh hr ataupun atasan terkait. Sehingga dapat terlacak jelas jumlah /kuota serta posisi apa saja yg memang sedang berkembang dan membutuhkan karyawan banyak.
Calon karyawan pun dapat melamar ke portal lamaran kerja perusahaan, melakukan upload data -data wajib yang dibutuhkan seperti
Untuk kemudahan pengguna dengan mobilitas tinggi dan simple, Forte HRIS membantu HR dalam aplikasi berbasis cloud yang aman terenkripsi mengelola data-data HR, kehadiran, payroll karyawan, untuk menghasilkan laporan yang akurat dan mudah bagi pengguna.
Dalam hal ini, User selain departemen HR dapat terlibat dalam pengelolaan sistem dalam HRIS, terutama:
-Manajemen atas, yang membuat keputusan strategis (termasuk keputusan strategis HR), menetapkan nilai-nilai dan tujuan organisasi/perusahaan dan mempengaruhi seluruh pendekatan organisasi terhadap pengelolaan orang
-Manajemen operasional, yang bertanggung jawab untuk beberapa aspek operasional pengelolaan orang, tetapi peran mereka dalam fungsi ini terus meningkat sejak munculnya HRIS
Kesimpulan dari penggunaan HRIS adalah bahwa sistem informasi telah membantu meningkatkan efisiensi HR melalui metode rekrutmen yang lebih efektif, komunikasi antar organisasi, keterlibatan karyawan, dan meningkatkan keterampilan manajer HR juga dari sisi pengerjaan, operasional dan pelaporan gaji beserta pajak karyawan dan lainnya.
Oleh karena itu, manajemen sumber daya manusia harus menghubungkan strategi manusia dengan solusi teknologi yang paling sesuai untuk mencapai adaptasi cepat terhadap kebutuhan yang umum bagi orang dan bisnis. Software Payroll Indonesia Terbaik seperti Sigma HRIS dapat membantu perusahaan dan HR dalam menganalisa, mengambil keputusan perusahaan, serta dalam operasional pengerjaan laporan HR, kehadiran, Pajak penghasilan, dan lainnya.