Onboarding dapat dikatakan proses penerimaan karyawan baru ke dalam organisasi dan mempersiapkan mereka untuk berhasil bekerja di posisi mereka. Proses adaptasi karyawan dimulai sejak saat karyawan menerima tawaran pekerjaan, hingga ia terintegrasi dengan rekan kerja dan perusahaan dan dapat bekerja secara efektif.
Berikut adalah langkah-langkah yang biasanya termasuk dalam proses adaptasi karyawan:
Menyediakan informasi untuk karyawan baru:
Memberikan pemberitahuan resmi tentang tawaran pekerjaan, termasuk gaji, tunjangan, dan syarat-syarat pengangkatan. Ini juga termasuk memberitahukan karyawan tentang prosedur masuk dan jam ataupun shift kerja.
Pengenalan perusahaan:
Mengenalkan karyawan pada budaya dan nilai-nilai organisasi, struktur organisasi, visi, dan misi perusahaan.
Pengenalan tugas:
Memberikan instruksi tugas yang jelas dan memberikan informasi tentang tanggung jawab, kinerja yang diharapkan, dan harapan dari pekerjaan yang akan dilakukan.
Pelatihan:
Memberikan pelatihan tentang prosedur dan proses kerja, perangkat lunak yang digunakan bekerja, peralatan, standar keamanan, dan masalah-masalah lain yang terkait dengan pekerjaan.
Mengenal tim kerja:
Memperkenalkan karyawan pada tim kerja dan memberi kesempatan untuk berkenalan dan berinteraksi dengan anggota tim.
Penugasan proyek ataupun task kerja: Berikan tugas proyek pertama yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat, agar karyawan baru merasa berguna dan mendapatkan kepercayaan diri.
Evaluasi dan umpan balik/feedback : Berikan umpan balik konstruktif secara teratur untuk membantu karyawan mengetahui sejauh mana kualitas pekerjaan mereka dan membantu mereka meningkatkan kinerja mereka.
Evaluasi akhir dari onboarding/ adaptasi karyawan tersebut : Berikan penilaian terhadap pekerjaan karyawan pada akhir periode adaptasi untuk menentukan sejauh mana karyawan memenuhi harapan dan mengevaluasi efektivitas proses onboarding tersebut.
Proses adaptasi karyawan yang baik dapat membantu mempercepat integrasi karyawan ke dalam organisasi dan membantu karyawan baru merasa nyaman dalam pekerjaan mereka sejak awal. Ini dapat membantu meningkatkan retensi karyawan dan membantu organisasi mencapai tujuan bisnisnya.
Bagi HRD (Sumber Daya Manusia), mengurus proses perekrutan calon karyawan , penerimaan karyawan baru , adaptasi, manajemen data, dan penggajian karyawan hingga evaluasi/penilaian kinerja karyawan bukanlah tugas yang mudah. Banyak data dan transaksi yang perlu dimasukkan dan diverifikasi. Untuk otomatisasi dan kemudahan pengolahan, Anda dapat menggunakan Software penggajian Indonesia, seperti Sigma HRIS, yang memiliki modul solusi "all-in-one" untuk HRIS.
Menentukan nilai pengukuran kinerja karyawan menggunakan software payroll indonesia untuk mengetahui kinerja karyawan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:
Menetapkan standar kerja:
Ini adalah kriteria yang digunakan untuk menilai efektivitas pekerjaan karyawan. Standar kerja harus jelas, spesifik, dan dapat diukur, serta diterapkan secara adil untuk setiap karyawan.
Evaluasi kinerja secara periodik :
Nilai-nilai pengukuran kinerja karyawan dapat ditentukan melalui penilaian secara berkala. Penilaian dapat dilakukan bulanan, per kuartal, atau per tahun, tergantung pada kebijakan perusahaan. Penilaian berkala ini membantu perusahaan memahami efektivitas kinerja karyawan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Penggunaan indeks kinerja:
Indeks kinerja - merupakan alat untuk menilai kinerja karyawan. Indikator kinerja mencakup ciri-ciri seperti kualitas pekerjaan, efisiensi, dan kemampuan beradaptasi dengan perubahan. Indeks kinerja harus diterapkan secara objektif dan mempertimbangkan kontribusi setiap karyawan dalam perusahaan.
survey kepuasan bekerja:
Survei kepuasan kerja dapat digunakan untuk menilai efektivitas kinerja karyawan. Survei ini membantu perusahaan memahami apa yang membuat karyawan merasa puas atau tidak puas dengan pekerjaannya.
Menilai target kinerja:
Tujuan dan tugas dapat digunakan untuk menilai kinerja karyawan. Tujuan dan tugas harus jelas ditetapkan dan mempertimbangkan kemampuan karyawan. Penilaian tujuan dan tugas harus diterapkan dengan adil dan membantu karyawan meningkatkan efektivitas kerjanya.
Menggunakan Software Payroll Indonesia untuk perhitungan gaji, seperti Sigma HRIS, dapat menyederhanakan dan mengotomatisasi proses penentuan nilai pengukuran kinerja karyawan dan meningkatkan manajemen data sumber daya manusia."
Penggunaan Software HRIS Indonesia , seperti Sigma HRIS Performance, memungkinkan manajemen untuk merencanakan, menilai, dan menyesuaikan pengaturan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang terus berkembang. Termasuk pelatihan dan pengembangan(learning and development), terkait dengan program pengembangan keterampilan dan kompetensi karyawan yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Harapannya adalah peningkatan produktivitas setiap individu karyawan akan berdampak positif pada produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
Learning and Development sedikit berbeda dari pelatihan/training karena fokusnya tidak hanya pada keterampilan, tetapi juga pada kompetensi karyawan terkait pekerjaan yang mereka lakukan. Di beberapa perusahaan, pelatihan dan pengembangan dilakukan setelah meninjau hasil penilaian kinerja karyawan dengan memeriksa faktor-faktor yang menghalangi karyawan mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan.
Dengan menggunakan Sigma HRIS Performance Management dan Sigma HRIS Learning & Development, karyawan atau manajer dapat melihat penilaian kinerja rinci karyawan dan memberikan pelatihan sesuai dengan kebutuhan karyawan. Selain itu, jika diperlukan, bagian SDM juga dapat merencanakan pelatihan untuk semua karyawan.
Proses sederhana untuk mengajukan permintaan pelatihan melalui antarmuka self-service karyawan Sigma HRIS adalah sebagai berikut
Karyawan atau manajer dapat dengan mudah mengajukan permintaan pelatihan melalui antarmuka self-service karyawan Sigma HRIS. Setelah karyawan mengajukan permintaan, data permintaan akan langsung dikirimkan kepada atasan langsung atau bagian HR untuk ditinjau dan disetujui.
Setelah permintaan pelatihan disetujui, bagian SDM dapat melihat daftar permintaan pelatihan karyawan dan menentukan metode pelatihan yang sesuai dengan materi dan jumlah peserta pelatihan. Misalnya, jika pelatihan presentasi harus diberikan kepada banyak karyawan, perusahaan dapat mengadakan pelatihan internal di perusahaan, yang tentu saja dapat menghemat anggaran dan waktu.
Pengawasan pelaksanaan dan realisasi : Dengan fitur realisasi, manajemen atau bagian SDM dapat melihat kemajuan pelaksanaan pelatihan karyawan. Jika sudah disetujui, informasi tersebut akan segera disimpan dalam catatan database karyawan ,sehingga diketahui bahwa karyawan telah mengikuti program pelatihan dan pengembangan tertentu. Data ini juga dapat digunakan sebagai pertimbangan ketika karyawan dipromosikan ke posisi lain.
Evaluasi hasil pelatihan: Untuk menilai sejauh mana efektivitas program pelatihan dan pengembangan, perusahaan dapat membuat skema evaluasi sesuai dengan metode pelatihan dan pengembangan yang digunakan. Misalnya, satu bulan setelah pelatihan, karyawan harus melakukan evaluasi pertama, dan dua bulan kemudian, karyawan harus melakukan evaluasi berikutnya dengan daftar pertanyaan yang berbeda dari evaluasi sebelumnya.
Laporan: Data pelatihan dan pengembangan yang dimasukkan ke dalam sistem dapat dilihat oleh bagian SDM atau perusahaan untuk berbagai tujuan. Misalnya, ketika karyawan menyusun rencana pelatihan, perusahaan dapat melihat perkiraan anggaran yang diperlukan untuk program pelatihan dan pengembangan selama periode tertentu. Selain itu, perusahaan atau manajer dapat memantau kemajuan pelatihan selama periode tertentu, misalnya dengan melihat berapa banyak rencana pelatihan yang belum terealisasi dan berapa banyak karyawan yang belum mengevaluasi pelatihan yang telah diadakan sebelumnya.
Dengan adanya fitur-fitur ini dalam Software Gaji Sigma HRIS, manajemen SDM dapat dengan lebih efisien mengelola pelatihan dan pengembangan karyawan serta melacak kemajuan mereka dalam mencapai tujuan pengembangan.