Peran Employee Self Service Bagi Perusahaan - Teknologi digital sudah menjadi kebutuhan yang pokok dan adanya situasi yang terkadang tidak menentu, seperti keputusan adanya WFH dan jadwal WFO yang bergantian dan lain sebagainya, sangat menantang perusahaan untuk lebih fleksibel dan dituntut untuk tetap efisien. Karyawan juga harus tetap cerdas dan memiliki kinerja baik.
Dan dengan adanya Employee Self Service diharapkan memudahkan karyawan dan juga pihak terkait seperti HRD dan atasan untuk melakukan monitoring.
Namun selain itu kita perlu kenali peranan penting lainnya dari Employee Self Service (ESS) yang sudah di umum dipakai oleh banyak perusahaan saat ini, di antaranya yaitu :
1. Membantu pengelolaan kehadiran, cuti, ijin dan lembur secara online
Dengan penggunaan ESS, karyawan dapat dengan mudah melakukan pengecekkan kehadiran, mengatur jadwal kerja baik itu secara individual maupun tim, membantu HR untuk pengelolaan ijin, cuti dan shift kerja. Karyawanpun juga dapat melakukan permintaan lembur dan adanya alur persetujuan akan membuat adanya approval sesuai dengan kebijakan masing-masing yang nantinya dapat mengurangi beban kerja operasional HR.
2. Memudahkan pengajuan klaim reimbursement
ESS yang sudah diatur dengan limit permintaan sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan serta didukung dengan tampilan yang user friendly dan juga informatif dapat memudahkan karyawan dalam pengajuan klaim serta kemudahan untuk mengunggah dokumen pendukung seperti kuitansi dan dokumen pelengkap lainnya.
3. Membantu pengingat transaksi
Dengan adanya ESS yang dapat menampilkan notifikasi pesan dan pengingat berbagai transaksi, seperti status kepegawaian karyawan, adanya karyawan yang cuti atau ijin, adanya karyawan yang mendapat surat peringatan dsb, sehingga HR dapat menghemat waktu tanpa perlu melakukan pengecekkan satu per satu.
4. Menampilkan slip gaji secara online
Dapat membantu pendistribusian slip gaji dengan adanya slip gaji online, sekaligus menghemat penggunaan kertas (paperless) sehingga mengurangi beban kerja operional HR nantinya.
5. Salah satu media untuk sosialisasi kebijakan
Perusahaan juga dapat melakukan sharing informasi sekaligus sosialisasi kebijakan peraturan dengan mudah, karena setiap perusahaan dapat mengetahui informasi perusahaan yang up to date dari gadgetnya masing-masing.
6. Membantu analisis dan pengambilan keputusan
ESS juga dapat membantu mevisualisasikan dan memberikan analisis data yang baik sehingga dapat membantu HR dan atasan dalam pengambilan keputusan. Data performa karyawan serta data organisasi dapat diakses dengan lebih cepat, kapanpun dan dimanapun.
Dengan banyaknya peranan penting Employee Self Service (ESS) yang sudah diinfokan di atas, maka sebaiknya perusahaan yang belum menggunakan ESS dapat mulai untuk menggunakan Software Payroll Indonesia seperti Sigma HRIS Employee Self Service, yang sudah memiliki fitur lengkap dan nantinya akan membantu tidak hanya karyawan tapi juga pihak HRD dan juga management. Dengan adanya alur persetujuan yang otomatis dari ESS pasti akan jauh lebih efisien dibandingkan dengan metode konvensional. Hubungi kami untuk detail lebih lanjut.